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Meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei inconso

23.01.2020

Hallo, mein Name ist Celine Andreas. Im Juni 2019 habe ich meine dreijährige Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei inconso am Standort Bad Nauheim erfolgreich abgeschlossen. Dabei habe ich vier interne Abteilungen kennengelernt und berichte im Folgenden über meine Erfahrungen in diesen Bereichen.

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Assistenz und Sekretariat

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beginnt bei inconso in der Abteilung Assistenz und Sekretariat. Hier werden verschiedene Aufgaben ausgeübt, wie zum Beispiel das Buchen von Hotels, Flügen, Mietwagen und Bahnfahrten, die Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, die Prüfung der Spesen sowie die Organisation der Meetings in den Standorträumlichkeiten. Außerdem ist es wichtig, den Kollegen bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Während meiner Zeit am Empfang habe ich viel telefoniert, da alle Anrufe zuerst an der Zentrale ankommen. Die Anrufe habe ich entweder weitergeleitet oder entsprechende Rückrufe eingerichtet. Hin und wieder werden Word-Dokumente geprüft, deshalb solltest du fit in diesem Programm sein. Falls dem nicht so ist, lernst du das in dieser Zeit aber auch parallel in der Schule. Im ersten Teil der Abschlussprüfung wurden sehr viele Word- und Excel- Aufgaben abgefragt. Schön ist, dass ich dies im Bereich Assistenz und Sekretariat in der Praxis üben konnte und vom Team unterstützt wurde. 

Beim Arbeiten am Empfang ist es wichtig, dass du Freude am Umgang mit Menschen hast und es Dir leichtfällt, immer ein Lächeln im Gesicht zu tragen, auch wenn du einmal einen schlechten Tag hast. Du bist der erste Anlaufpunkt im Unternehmen – jeder, der das Gebäude betritt bzw. am Empfang vorbeigeht, sieht dich zuerst. Und wie man bekanntlich sagt: „Der erste Eindruck zählt.“ Für mich war es eine sehr positive Erfahrung, zu Beginn meiner Ausbildung am Empfang zu sitzen. Ich verlor direkt die Unsicherheit gegenüber den neuen Kolleginnen und Kollegen und pflegte auch schon erste Kundenkontakte. In dieser Abteilung war ich insgesamt 9 Monate.

Marketing

Und schon ging es für mich für insgesamt 18 Monate ins Marketing. Das erste große Highlight war der Besuch der LogiMat in Stuttgart. Die LogiMat ist eine der wichtigsten Messen für inconso, weshalb ich mich umso mehr freute, ein Teil davon zu sein.

In der Marketingabteilung habe ich mit verschiedenen Graphik-Programmen gearbeitet, wie zum Beispiel Adobe Photoshop und Adobe InDesign. Ich habe mich schnell und gut in die Programme eingefunden. Bei Fragen halfen mir meine Kollegen/innen oder ich habe auch mal im Internet nachgeschaut. Im Marketingteam habe ich viel an Flyern, Broschüren und Case Studies gearbeitet und konnte so auch einen inhaltlichen Überblick über die Funktionalitäten der Systeme erlangen. Diese mussten nach meiner Bearbeitung dann noch kontrolliert und freigegeben werden. Zudem bekam ich das Thema Werbemittel ans Herz gelegt. Ich kümmerte mich generell um die Beschaffung, was bedeutet, dass ich Layouts erstellte, Angebote einholte, diese abstimmte und die Werbemittel schließlich auch bestellte. Ich durfte auch direkt auf eine Messe für Werbemittel gehen, um nach neuen Ideen zu suchen.

Buchhaltung

Die nächste Station während meiner Ausbildung war für 6 Monate die Buchhaltung. Zu meiner täglichen Aufgabe gehörte das Erfassen der Eingangsrechnungen. Anschließend wurden diese zur Freigabe an die jeweiligen Kollegen versendet. Nach der Freigabe werden die Rechnungen dann verbucht und in den Zahllauf einsortiert. Die Ablage der bezahlten Rechnungen und Spesen fiel auch in meinen Aufgabenbereich, da ich das besonders gern machte. Jede Abteilung achtet nämlich darauf, dass man sowohl Aufgaben erledigt, die getan werden müssen, als auch Aufgaben bekommt, die einem besonders viel Freude bereiten. Des Weiteren habe ich die Ordner für das neue Kalenderjahr vorbereitet. Zum Jahresabschluss habe ich auch viel unterstützt. Am Ende eines Monats habe ich immer die Rechnungen an die Kunden versendet und diese gegebenenfalls auch noch mit Anhängen (z. B. Belege) versehen. Auch müssen hier monatlich wichtige Rechnungen geprüft und vermerkt werden, da manche von diesen auch an unsere Kunden weiterfakturiert (weiterberechnet) werden müssen. Nach den ersten 6 Monaten in der Buchhaltung bin ich zunächst in den Einkauf gewechselt. Insgesamt habe ich aber 18 Monate in der Buchhaltung gearbeitet.

Einkauf

Nun war es wieder an der Zeit, in die nächste Abteilung für 3 Monate zu wechseln. Die zentrale Einkaufsabteilung für das Hardwaregeschäft des Unternehmens kümmert sich um die Beschaffung von verschiedenen Hardwareartikeln sowie den dazugehörigen Lizenzen. Hier wurde mir am Anfang alles genau gezeigt, da ich ab sofort Geräte für die Kunden beschaffen durfte. Hier lernte ich noch mehr über die firmeneigenen Produkte und bekam einen noch besseren Einblick in die Projekte bei inconso. Im Einkauf habe ich viele Angebote eingeholt sowie versendet. Auch habe ich einige Bestellungen getätigt, um die Ware an den Kunden zu liefern. Dabei war es immer wichtig abzuklären, ob die Hardware direkt zum Kunden gesendet werden konnte, oder ob sie vorher zu uns geliefert werden musste, um mit unserer Software bespielt zu werden. Zu jeder Hardware wird außerdem ein verbindlicher Service gebucht. Demnach muss auch dieser Service nach einer gewissen Zeit wieder erneuert werden. Dazu habe ich Angebote bekommen und diese an den Kunden weitergeleitet, um zu erfahren, ob er seinen Service verlängern möchte oder nicht. In der Einkaufsabteilung waren meine Word- und Excel-Kenntnisse wieder sehr gefragt, denn hier arbeitete ich täglich mit diesen Programmen.

Ausbildung und Schule

Während meiner Ausbildung musste ich zwei Tage pro Woche in die Schule gehen. In den meisten Fällen hast du an einem der zwei Tage sechs Stunden Unterricht. Anschließend gehst du nochmal in den Betrieb. Positiv ist, dass die Schule in Bad Nauheim nur zehn Gehminuten von inconso entfernt ist. An dem anderen Schultag hast du in der Regel acht Stunden Unterricht. In diesem Fall kannst du nach der Schule nach Hause gehen und einen freien Nachmittag genießen. In der Schule durchläufst du während deiner dreijährigen Ausbildung 13 verschiedene Lernfelder sowie Deutsch oder Englisch, manchmal auch Religion. Sport gehört mit auf den Stundenplan, denn Bewegung ist wichtig. Es besteht auch die Möglichkeit, die Ausbildungsdauer auf 2 ½ Jahre zu verkürzen. Dafür brauchst du einen gewissen Notendurchschnitt und eine Absegnung von Betrieb und Schule.

Ende der Ausbildung

Jetzt war ich schon fast eine ausgebildete Kauffrau für Büromanagement und ich konnte mir einen sehr guten Überblick über die Abteilungen Assistenz und Sekretariat, Marketing, Buchhaltung und Einkauf verschaffen. Da es mir im Marketing am besten gefiel, durfte ich zum Ende meiner Ausbildung wieder in die Marketingabteilung. Schlussendlich habe ich die Zusage erhalten, dass ich nach Ende meiner Ausbildung dort übernommen werde und konnte somit auch den Übergang als festes Teammitglied direkt einfließen lassen.

Warum Marketing?

Mir persönlich hat es in der Marketingabteilung am besten gefallen, weil ich die kreativen Arbeiten, welche immer wieder anfallen, gern übernehme. Auch fand ich die Durchführungen von Events, bei denen ich unterstützt habe, immer sehr spannend. Die Beschaffung von Werbematerialien, sowie die Bestandskontrolle und Instandhaltung des Lagers habe ich immer sehr gerne gemacht. Weiterhin durfte ich immer häufiger bei unseren Social-Media-Aktionen mitarbeiten. Das hat mir besonders viel Spaß gemacht, weil auch hier wieder Kreativität und Mitdenken gefragt ist.

Ausbildungsplätze bei inconso

Bei inconso werden natürlich nicht nur Kauffrauen/ -männer für Büromanagement ausgebildet, sondern auch noch IT-Systemkaufleute und Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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